Voor iedere werknemer en stagiaire die bij u in dienst is c.q. die bij u stage loopt, dient u een ingevulde en ondertekende loonbelastingverklaring en een kopie van een geldig identiteitsbewijs in het personeelsdossier te bewaren. U mag deze niet weggooien of vervangen door recentere exemplaren. Bij een loonbelastingcontrole controleert de Belastingdienst standaard op de aanwezigheid en geldigheid van deze twee documenten.
De loonbelastingverklaring is te downloaden van onze website en dient uiterlijk op de eerste werkdag, voor aanvang van de werkzaamheden, ingevuld en getekend te zijn.
Een geldig ID-bewijs is een identiteitskaart of een paspoort waarvan de geldigheidsduur op het moment van in dienst treden nog niet is verstreken. Een rijbewijs is geen geldig ID-bewijs bij in dienst treden.
Om de urgentie van een juiste administratie van beide documenten te onderstrepen: bij het ontbreken van één of beide documenten kan de Belastingdienst het anoniementarief laten toepassen. Dat betekent dat er geen loonheffingskorting mag worden toegepast en er 52% belasting moet worden geheven. Tevens kan er een verzuimboete worden opgelegd van maximaal € 5.278 per geconstateerde overtreding.