Een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling van een mobiele telefoon is gericht vrijgesteld als deze telefoon voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium. Wat dit betekent en welke voorwaarden hiervoor gelden, leest u in deze handreiking.
Wanneer voldoet een mobiele telefoon aan het noodzakelijkheidscriterium?
- Noodzakelijk betekent dat de werknemer de mobiele telefoon nodig heeft om zijn dienstbetrekking goed te kunnen uitoefenen. De mate van het gebruik is daarbij niet doorslaggevend. De Belastingdienst volgt hierin het redelijke oordeel van u als werkgever.
- De werkgever betaalt de mobiele telefoon en berekent de kosten niet door aan de werknemer.
- De werknemer moet de mobiele telefoon aan de werkgever teruggeven of de restwaarde aan de werkgever betalen als hij de telefoon niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking of uit dienst gaat.
Aanwijzing als eindheffingsloon is nodig:
Als de mobiele telefoon aan het noodzakelijkheidscriterium voldoet, dan moet u als werkgever de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling hiervan aanwijzen als eindheffingsloon. Doet u dat niet, dan is de gerichte vrijstelling niet van toepassing.
Bewijslast
Als de Belastingdienst van mening is dat het gebruik van een mobiele telefoon niet noodzakelijk is voor de uitoefening van de dienstbetrekking, dan moet de Belastingdienst dit bewijzen.
Maar let op: dit is anders als de werknemer een bestuurder of een commissaris is. In dat geval geldt dat u als werkgever aannemelijk moet maken dat de mobiele telefoon aan het noodzakelijkheidscriterium voldoet.
Privévoordeel
Gebruikt de werknemer de mobiele telefoon die aan het noodzakelijkheidscriterium voldoet, ook privé? Dan hoeft u als werkgever het privévoordeel niet tot het loon te rekenen.
Cafetariaregeling of niet
De gerichte vrijstelling is echter niet van toepassing als de mobiele telefoon onder een cafetariaregeling valt. De vrijstelling geldt namelijk alleen als de werkgever beslist dat de mobiele telefoon noodzakelijk is. Bij een cafetariaregeling bepaalt de werknemer welke voorziening hij ruilt voor belast loon of vakantiedagen.
Eigen bijdrage
De werkgever mag geen kosten bij de werknemer in rekening brengen voor de mobiele telefoon die aan het noodzakelijkheidscriterium voldoet. Hiervoor gelden 2 uitzonderingen:
- De werknemer kiest voor een duurdere uitvoering van de telefoon. De werkgever mag dan een eigen bijdrage vragen voor de meerkosten. Deze eigen bijdrage moet de werknemer wel uit het nettoloon betalen.
- De werknemer kiest voor een duurder abonnement omdat hij voor privédoeleinden meer belminuten of een grotere databundel nodig heeft. Die hogere kosten moeten dan door de werkgever worden gespecificeerd. De werkgever mag dan een eigen bijdrage vragen voor de meerkosten. Ook deze eigen bijdrage moet de werknemer uit zijn nettoloon moet betalen.
Bron: belastingdienst.nl