Het nieuwe jaar is weer aangebroken en dat is voor velen een moment op administratief orde op zaken te stellen. Wat kan er weg en wat moet u bewaren?
Particulieren
Als particulier is er geen directe wettelijke verplichting om uw administratieve gegevens (zoals bankafschriften, jaaropgaven, loonstrookjes) te bewaren. Maar je zou wel kunnen zeggen dat er sprake is van een afgeleide bewaarplicht. De Belastingdienst mag namelijk tot 5 jaar terug, ten onrechte niet betaalde belasting bij u navorderen. Daarom is het verstandig om uw financiële administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren.
Bewaarplicht financiële gegevens van bedrijven
Er is wel een wettelijke regeling voor de bewaarplicht van bedrijven zoals de BV, de eenmanszaak en ook de zzp’er. Zij moeten hun administratie 7 jaar bewaren.
Daarbij moet u denken aan:
- het grootboek
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
- de voorraadadministratie
- de in- en verkoopadministratie
- de loonadministratie
Bewaren kan op papier of via digitale weg. Slaat u de gegevens digitaal op, dan bent u als ondernemer zelf verantwoordelijk voor de eenvoudige toegankelijkheid van de administratie. U moet er dus voor zorgen dat gedurende de bewaartermijn de programma’s/software om de gegevens te bekijken beschikbaar zijn én ook nog werken.
Er zijn ook uitzondering op de termijn:
- In verband met de BTW-herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u de gegevens van onroerende zaken 10 jaar bewaren.
- Voor digitale diensten (dat wil zeggen telecommunicatie-, omroep- en elektronische diensten) is er ook een bewaarplicht voor de administratie van 10 jaar.
Via http://www.belastingdienst.nl/ kunt u meer lezen over deze uitzondering.