Werkgever kan kosten van afgebroken opleiding niet op werkneemster verhalen ondanks studiekostenbeding

Bij een huisartsenpraktijk treedt in 2022 een werkneemster in dienst als doktersassistente in opleiding. De arbeidsovereenkomst wordt aangegaan voor de duur van een jaar. In de arbeidsovereenkomst staat dat de werkgever betaald verlof en een tegemoetkoming in de studiekosten geeft voor een opleiding tot doktersassistente en een persoonlijke training. Daarbij is een bepaling opgenomen die regelt dat de werkneemster onder bepaalde voorwaarden de tegemoetkoming in de studiekosten moet terugbetalen.

Na het verstrijken van de overeengekomen duur wordt de arbeidsovereenkomst niet verlengd. In de brief waarin dat aan de werkneemster wordt medegedeeld wordt vermeld dat de werkneemster de opleiding tot doktersassistente on hold heeft gezet terwijl die opleiding een vereiste was voor de functie van doktersassistente.
Bij de eindafrekening brengt de werkgever kosten in mindering vanwege de terugbetalingsverplichting van de kosten van de opleiding en de kosten van de coaching (persoonlijke training). Daarop vordert de werkneemster bij de kantonrechter betaling van de kosten van de opleiding en de coaching en betaling van 36 in eigen tijd gemaakte scholingsuren, bestaande uit acht tot tien voorbereidingsuren voor elk van de drie lessen die de werkneemster gevolgd heeft.

De procedure heeft stilgelegen in afwachting van de prejudiciële uitspraak die de Hoge Raad uiteindelijk op 26 september 2025 heeft gedaan over de opleidingsverplichtingen van een werkgever. Nu deze uitspraak er is volgt de kantonrechter de redeneringen van de Hoge Raad uit die prejudiciële uitspraak. Dat betekent dat scholing die noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie, valt onder de scholing die de werkgever op grond van de wet verplicht is om aan de werknemer aan te bieden. Die scholing moet dan voor de werknemer ook kosteloos zijn en onder werktijd plaatsvinden.

Ondanks dat er geen wettelijke verplichting is die een opleiding tot doktersassistente verplicht stelt voor het kunnen uitoefenen van de functie van doktersassistente, is (ondanks de ontkenning door de werkgever) volgens de kantonrechter duidelijk dat de opleiding en de coaching voor de werkgever een voorwaarde waren om de arbeidsovereenkomst aan te gaan. Ook in dat geval is sprake van een noodzakelijke scholing die de werkgever kosteloos aan de werknemer moet aanbieden en die onder werktijd moet plaatsvinden. Dat betekent dat de vordering van de werkneemster tot betaling van de kosten van de opleiding en de coaching wordt toegewezen.

De kantonrechter is van mening dat ook de voorbereiding van de lessen valt onder de scholing die volgens de wet onder werktijd moet plaatsvinden. De vordering tot betaling van loon over de tijd van de voorbereiding van de lessen wordt echter niet toegewezen, omdat de werkneemster op geen enkele manier heeft aangetoond dat zij tijd aan de voorbereiding heeft besteed.

Het vonnis van de kantonrechter toont aan hoe ver de scholingsverplichtingen van de werkgever ten opzichte van een werknemer gaan. Scholing moet gratis zijn en onder werktijd geschieden (onder meer) als die noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie van de werknemer. Die noodzakelijkheid hoeft niet per se uit de wet voort te vloeien maar kan ook afgeleid worden uit een standpunt van de werkgever. Als sprake is van een noodzakelijke opleiding, dan betekent dat ook dat de werknemer niet verplicht kan worden om de kosten van de opleiding aan de werknemer later terug te betalen, ook niet als de werknemer de opleiding niet afmaakt.
Ook de voorbereiding van de lessen behoort tot de scholing en moet dus onder werktijd (en dus betaald) plaatsvinden. Dat de vordering van de werkneemster op dat punt toch werd afgewezen, was het gevolg van het feit dat de kantonrechter vond dat de werkneemster niet had aangetoond dat zij die tijd daadwerkelijk besteed had. Dat standpunt zal wel mede ingegeven zijn door het feit dat de werkneemster er kennelijk al na drie lessen de brui aan gaf en de opleiding staakte. Dat roept immers de vraag op of de werkneemster de opleidingsverplichtingen überhaupt wel serieus heeft genomen.
Scholing gratis en onder werktijd is voor een werkgever niet alleen verplicht als die noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie van de werknemer, maar ook als die noodzakelijk is voor het voortzetten van de arbeidsovereenkomst bij de werkgever, in twee gevallen: als de functie van de werknemer komt te vervallen en als de werknemer niet langer in staat is om zijn functie te vervullen.
Dat in dit geval de kosten van coaching van de werkneemster als scholingskosten werden beschouwd, zal te maken hebben met het feit dat de opleiding en de coaching door de werkgever zelf met elkaar waren verbonden. Het betekent naar onze mening niet dat een werknemer van een werkgever kan verlangen dat aan hem (gratis en onder werktijd) coaching wordt aangeboden
Tenslotte: werkgevers willen de kosten die zij investeren in scholing van werknemers natuurlijk graag terugverdienen. Dat zullen zij moeten doen door ook na het einde van de opleiding een voor de werknemer interessante werkgever te blijven. De mogelijkheden voor een regeling tot terugbetaling van (een deel van) de scholingskosten als een werknemer na het afronden van de opleiding uit dienst gaat, zijn met de prejudiciële uitspraak van de Hoge Raad immers een stuk kleiner geworden. Dat dat ook kan gelden als een werknemer de opleiding niet eens afmaakt, is natuurlijk ergerniswekkend. Als een oplossing voor dat probleem niet te vinden is in een afspraak met de werknemer, zou de werkgever wellicht afspraken kunnen maken met de opleidingsinstelling waardoor de kosten van de opleiding niet of slechts gedeeltelijk betaald hoeven te worden als de opleiding niet of niet met succes wordt doorlopen. Ook een toets aan het begin van de opleiding die moet helpen om te bepalen of de werknemer geschikt is om de opleiding met succes te doorlopen en of de werknemer daarvoor voldoende gemotiveerd is, zou daarbij kunnen helpen.